Как сделать расчет среднесписочной численности работников и отчитаться по ней


Общие вопросы о среднесписочной численности (п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ).

1. Кто обязан сдавать в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников?

Все компании и предприниматели. Организации представляют сведения как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии (письмо Минфина России от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390). Предприниматели должны отчитаться, только если в предыдущем году у них трудились наемные работники.

2. До какого числа нужно сдать сведения о численности?

Срок сдачи сведений за 2014 год — не позднее 20 января 2015 года. Компании, которые зарегистрируются в январе, должны будут отчитаться не позднее 20 февраля 2015 года.

3. Обязана ли компания сдавать сведения о численности в электронном виде, если в прошлом году в организации работали больше 100 человек?

Нет, не обязана. Сведения о численности можно сдать как по ТКС, так и на бумаге (через представителя компании по доверенности или почтовой отправкой). Обязанность отчитываться по электронке при штате более 100 человек касается только случаев, когда компания сдает налоговые декларации и расчеты.

4. Должна ли компания сообщать о численности, если количество работников из года в год не меняется?

Да, должна. Ежегодно в инспекцию нужно подавать обновленные сведения о среднесписочной численности работников. Даже если за год количество сотрудников не изменилось.

5. По какой форме нужно заполнить сведения о среднесписочной численности?

Форма отчета прежняя (утв. приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174). Рекомендации по заполнению отчета есть в письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. № ЧД-6-25/353.

6. Куда подавать сведения о численности сотрудников, работающих в обособленном подразделении компании?

В инспекцию, в которой стоит на учете сама компания. Надо составить один общий отчет, включив в него и работников головной компании, и сотрудников из дополнительных офисов (Письмо Минфина России от 14 февраля 2012 г. № 03-02-07/1–38).

7. Оштрафуют ли компанию за несвоевременную сдачу сведений о среднесписочной численности?

Да, за опоздание со сдачей сведений возможен штраф в сумме 200 руб. А директора или главного бухгалтера могут привлечь и к административной ответственности. Это штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 126 Налогового кодекса РФ, часть 1 статьи 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

8. После сдачи сведений компания обнаружила ошибку. Нужно ли подавать уточненные сведения?

Да, безопаснее подать сведения заново, уже с верными показателями. Формально такой обязанности у компании нет. Необходимость сдачи уточненок предусмотрена только для налоговых деклараций. Но если компания по ошибке сообщила о том, что ее численность превысила 100 человек, инспекция будет ждать отчеты только по ТКС. Тогда за бумажные декларации будет штраф в сумме 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ). Чтобы этого избежать, нужно представить сведения еще раз. В отчете нет поля, где можно было бы указать, что компания сдает уточненные сведения о численности. Поэтому к отчету стоит приложить письмо с пояснением. Отказать в приеме отчета инспекторы не вправе. Штрафа за ошибку в сведениях тоже нет (п. 3 статьи 80, пункт 1 статьи 81 Налогового кодекса РФ).

Каких работников учитывать при расчете среднесписочной численности

1. Как рассчитать среднесписочную численность?

Сначала нужно определить среднесписочную численность (ССЧ) работников за каждый месяц. Для этого надо количество полностью занятых сотрудников за каждый календарный день месяца разделить на число календарных дней в этом месяце. После этого можно посчитать и годовую среднесписочную численность по формуле: ССЧ за год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + … + ССЧ за декабрь) : 12. Если в результате расчета получается нецелое число, этот показатель нужно округлить до целой единицы по общему арифметическому правилу (указания, утвержденные приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428).

2. Надо ли включать в расчет внештатных работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам (ГПД)? Нет, не нужно (подпункт «б» пункта 80 Указаний № 428).

3. Учитывать ли сотрудников, которых приняли на работу на время отсутствия другого работника (например, женщины, которая ушла в декретный отпуск)?

Да, учитывать (подпункт «т» пункта 79 Указаний № 428).

4. Учитывать ли сотрудников, работающих по срочному трудовому договору?

Да, учитывать (пункт 79 Указаний № 428).

5. Включать ли в среднесписочную численность внешних совместителей?

Нет, не включать (подпункт «а» пункта 80, пункты 81.3 , 82 Указаний № 428).

6. Надо ли включать в расчет сотрудников, которые находятся в декрете или отпуске по уходу за ребенком?

Нет, не надо (пункт 81.1 Указаний № 428).

7. Включать ли сотрудника в расчет, если он находится в длительной командировке?

Да, включать, вне зависимости от длительности командировки (подпункт «б» пункта 79 Указаний № 428).

8. Как учесть сотрудников, которые заняты неполный рабочий день? Таких сотрудников надо учитывать пропорционально отработанному ими времени (подпункт «д» пункта 79 и пункт 81.3 Указаний № 428).

9. Учитывать ли сотрудников, которым предоставлен отпуск за свой счет для сдачи вступительных экзаменов в учебное заведение? Нет, не учитывать (Пункт 81.1 Указаний № 428).

10. Учитывать ли сотрудников, с которыми заключен ученический договор?

Нет, не учитывать (подпункт «д» пункта 80 Указаний № 428).

11. Учитывать ли при расчете учредителей организации?

Не, не нужно. Но только если они не состоят в штате организации и не получают зарплату (подпункт «ж» пункта 80 Указаний № 428).

12. Надо ли учитывать при расчете сотрудников, работающих вахтовым методом?

Да, надо (подпункт «ц» пункта 79 Указаний № 428).

13. Учитывать ли надомников?

Да, учитывать (подпункт «ж» пункта 79 Указаний № 428).